Die Verfahrensdokumentation

Wichtige Hinweise für jeden Unternehmer!

 

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Die Beschreibung organisatorischer und technisch gewollter Prozesse zur Belegablage.

 

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Die Verfahrensdokumentation wird als Unterlage regelmäßig in Betriebsprüfungen gefordert. Das komplette Fehlen oder auch nur die Nicht-Versionierung der Dokumentationen kann zu formellen Mängeln in Ihrer Buchhaltung führen und dies kann schlimme Folgen wie Hinzuschätzungen und strafrechtlichen Konsequenzen nach sich ziehen.

Bis spätestens zur Ankündigung Ihrer nächsten Betriebsprüfung sollte die Verfahrensdokumentation vorliegen. Bitte rechnen Sie hierbei einen nicht unerheblichen Zeitaufwand mit ein, da die Muster zu der Dokumentation einen Mindestumfang von bis zu 46 Seiten haben. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentationen geben. Die Erforderlichkeit einer Verfahrensdokumentation wird aus dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Unterlagen (und Verfahren) abgeleitet. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.

Ich stehe Ihnen für weitere Erläuterungen der Grundsätze im Rahmen einer individuellen Beratung gern zur Verfügung.

Hier noch ein interessantes Video dazu:

 

Ihre Steuerberaterin,
Nadine Herrmann